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Gestión de Documentos

La decisión de implementar un Sistema Electrónico de Gestión de Documentos – EDMS (Electronic Document Management System) debe incluir un análisis de cuáles son los objetivos y razones de la decisión antes de iniciar la investigación de herramienta.  Debe estar claro cuál fue la causa de la decisión de implementar la solución. Es muy importante que la organización entienda los objetivos del proyecto:

  • Cumplimiento: Iniciativa del Gobierno Cero Papel, Certificación ISO?
  • Jurídica: Auditoría, Seguridad, Acceso, Control?
  • Recuperación de Desastres: Copia de Seguridad, Redundancia de Datos, Acceso Remoto?
  • Automatización: Eficiencia Administrativa, Servicio al Cliente, Estándar Flujos de Trabajo?

 

Directiva Presidencial Numero 04 De 2012 – Eficiencia Administrativa Y Lineamientos de Cero Papel

“Se dará cumplimiento a los planes de mejoramiento resultado del proceso auditor de la Contraloría General de la República, para lo cual se presentará el reporte de avance al cumplimiento de los mismos, por parte de los directivos o de los comités coordinadores de control interno. A partir del presente año las entidades destinatarias de la presente Directiva, deberán presentar el plan de mejoramiento, resultado del proceso auditor, a través del Sistema de Rendición Electrónico de Cuenta e Informe (SIRECI) y los dos informes de avance semestralmente,  por   las   instancias   competentes,  en   las   fechas   señaladas   por   la Contraloría General de la República y a través del citado Sistema.

De acuerdo con lo establecido en la Resolución Orgánica número 6368 de 2011 expedida por la Contraloría General de la República, el cumplimiento, la coherencia e integridad de los planes de mejoramiento es responsabilidad de las entidades, para lo cual las Oficinas de Control Interno son las responsables del seguimiento a los mismos, en virtud de su rol de evaluador independiente. En los anteriores términos quedan modificados los plazos señalados en la Directiva Presidencial   08   de   2003,   para   la   presentación   y   seguimiento   a   los   planes   de mejoramiento.  JUAN MANUEL SANTOS CALDERÓN”

 

Nuestra Herramienta - ccsNet®:

PACO Technologies no cuenta con un “out-of-the-box” para EDMS, por el contrario nuestra experiencia nos corrobora la premisa de que las necesidades de cada cliente son diferentes. Por lo tanto nuestra solución es personalizada y adaptada a las necesidades específicas de cada organización. Nuestra solución incluye la digitalización de todos los documentos de acuerdo con los procedimientos estándar y flujos de trabajo definidos por la organización y mecanismos de control asignados para el acceso  de los diferentes niveles y usuarios.

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